Informační systém DirectSoft

Kdo jsme

Společnost DirectSoft , s.r.o. se od počátku zaměřovala na

• vývoj aplikací pro profesionální zpracování dat
• poskytování direct marketingových služeb

Společnost byla založena v roce 2000. Uvedla na trh ucelený software pro evidenci a kultivaci dat pod obchodním označením DB©2002. Tento produkt byl následně doplňován o nové direkt marketingové funkce a přejmenován na WorkDB.
Získání partnerů jako Mediatel, FERDA Česká počta, Konstrukce, WMC logo, Scania Czech Republic, Euneco, ProScan a další napomohlo k doladění aplikace a její doplnění o zápisový modul SoftWriter.
Na základě dlouhodobých zkušeností a poptávky trhu společnost vyvinula aplikaci SoftCRM pro řízení vztahů se zákazníky. Jejími klíčovými principy byly zvoleny jednoduchost, intuitivní ovládání a užití standardních technologií. To umožňuje nasazení CRM systému do jakékoli firmy bez nutností složité implementace.
Společnost se během svého působení prosadila na českém trhu v oblasti klubových a věrnostních programů a zabezpečování direct marketingových akcí. To vedlo k dalšímu provázání jednotlivých modulů, vytvoření MailSoft pro emailovou komunikaci a integrující databázové platformy DataSoft.
V současné době nabízí své produkty jako informační systém DirectSoft.

Naše produkty

IS DirectSoft - stavebnice pro marketing

Informační systém (systém produktů a služeb-dále IS) je koncipován jako modulární a otevřený. Zahrnuje navzájem propojené komponenty, je založen na osvědčených technologiích a platformách a umí spolupracovat s technologiemi třetích stran.
IS a jeho jednotlivé komponenty lze koupit a bez obtíží používat ve firmě jako klasickou uživatelskou aplikaci, aniž by byla při tom nezbytná znalost programovacího jazyka. Rovněž je možné některé funkcionality přizpůsobit potřebám firmy.

Unikátní softwarové aplikace pro správu adres a obchodních kontaktů dovolují uživateli realizovat ucelené portfolio funkcionalit

• dlouhodobou evidenci
• evidenci jednorázové akce
• vytvoření vkládacího programu podle požadavků.

• Součástí může být podrobná evidence o počtu a kvalitě vložených údajů, (počet správně uvedených, nesprávně vyplněných, neúplných nebo duplicitních údajů),
• on line kontrola zapisovaných údajů.

• počet evidovaných použitelných zápisů
• počet subjektů podle data aktualizace
• počet subjektů s platným souhlasem podle zákona 101/2000 Sb., 480/2004 Sb., 127/2005 Sb.
• které subjekty byly použity v jednotlivých dílčích akcích, které je možné zařadit do další kampaně a které již neoslovovat.

• kontrola a oprava adresných údajů podle standardů informačního systému veřejné správy(homologace dat)
• deduplikace databází-kontrola duplicit v zákaznických databázích podle zvolených údajů, včetně jejich kontroly při slučování údajů z několika databází
• doplňování chybějících kontaktních údajů nebo jejich oprava

• výběr cílové skupiny a dat podle sjednaných výběrových kriterií
• tisk adresních štítků nebo potisk obálek
• tvorba údajů ke svazkování příp. paletování zásilky
• vyhodnocení nedoručených zásilek
• příprava a realizace emailové komunikace

• evidence kontaktů a zákazníků
• stav a výsledky jednání, schůzek, telefonátů, faxů, emailů, poštovní korespondence
• podíl a kompetence pracovníků firmy na plánování a realizaci uvedených aktivit
• tvorba sdílených plánovacích kalendářů
• tvorba poptávek, nabídek, kalkulací, faktur
• tvorba analytických a hodnotících statistik a reportů

Specifikace modulů IS DirectSoft

Samostatně použitelné moduly:

• WorkDb - evidence a správa adres
• SoftCRM - správa obchodních případů
• SoftWriter - zápis kontaktních údajů
• MailSoft - hromadný mailing
• DataSoft - integrovaná databáze

WorkDB-pohodlný nástroj pro práci s daty

• do modulu jsou pro potřeby kontroly implementovány katalogy existujících jmen, příjmení, titulů, PSČ, obcí, částí obcí a dodacích pošt
• modul má nastaveny mechanizmy pro komplexní porovnávání kontaktních údajů, s jejichž pomocí lze zjistit duplicitní záznamy, odstranit je, slučovat a nebo třídit podle potřeby, vyhledat shodné údaje v jednotlivých zápisech a databázích
• kontroly adresných údajů se provádějí podle ÚIR-ADR (Územní identifikační registr, vedený Ministerstvem práce a sociálních věcí). Tento nástroj standardizace a klasifikace územních prvků v adrese zaručuje jejich přesnou identifikaci a tím i zjištění, zda je zapsaná nebo vkládaná adresa správná, úplná a doručitelná
• pracuje s daty ve formátu DBF (FoxPro, Dbase II, III, IV, V, Clipper, Visual Object)
• umožňuje převod souborů do různých formátů (Latin II, Kamenických, Windows ASCII, převod dat s nahrazením diakritických znaků, na velká písmena, do textového formátu)
• dovoluje vytvářet různé tiskové sestavy a exportovat je i do MS Word, HTML
• kromě adresných údajů může WorkDB evidovat libovolný počet dalších položek, využitelných pro marketingové účely

• založení databáze podle oficiálně užívaných standardů a číselníků pro názvy, délku a charakter jednotlivých položek.
• kontrolu správnosti a úplnosti vkládaných údajů s důrazem na správnost zápisu adresných údajů podle číselníků územního identifikačního registru (homologace dat)
• provádět opravy chybných adresných údajů nebo doplňování chybějících (kultivace dat)
• kontrolu a odstranění duplicitních zápisů (deduplikaci).
• výběr cílových skupin pro direct marketingové akce
• kompletní odbavení poštovní zásilky (personifikaci dopisu, tisk adresních štítků nebo potisk obálek, svazkování, kompletaci).
• separaci titulu, jména, příjmení, titulu za jménem do samostatných polí
• doplnění vokativu (oslovení v 5. pádě)
• statistické vyhodnocování realizovaných direct marketingových akcí

SoftCRM - řízení vztahů se zákazníky

• je orientován především na správu obchodních případů
• je otevřený vůči spolupráci s ostatními IS a SW, které mohou být u firmy zavedeny
• je kolektivním nástrojem pro interní organizaci a plánování obchodních aktivit.

SoftCRM umožňuje spravovat tyto procesy a funkcionality

• integrovanou evidenci podnikatelských subjektů a fyzických osob s kontaktními údaji (adresa, telefon, fax, e-mail, web)
• stav a výsledky vztahů a kontaktů firmy s jejími klienty, evidenci jednání, schůzek, telefonátů, faxů, emailů, poštovní korespondence,
• podíl a kompetence pracovníků firmy na plánování a realizaci uvedených aktivit, tvorbu sdílených plánovacích kalendářů
• zpracování a evidenci poptávek, nabídek, kalkulací, faktur
• dlouhodobé vedení a evidenci jednotlivých obchodních případů a zakázek řazených podle firem, obchodníků, produktů či jiných kriterií
• tvorbu analytických podkladů a hodnotící souhrny pro rozhodovací procesy ve firmě

SoftWriter - modul pro kontrolovaný zápis dat

• Tvorbu vkládacího programu podle požadavků zákazníka, pokud jde o použitou strukturu a formát evidovaných položek a dat(popř. tak aby odpovídaly jeho evidenci)
• Ruční nebo dávkové vložení dat z média do databáze s kontrolou vkládaných dat. Ruční vklad dat je obvyklý zpravidla při zpracovávání papírových podkladů, dávkový vklad je obvyklý při použití web, e-mailu a SMS.

O vkládaných datech je možné vést

• podrobnou evidenci o počtu vložených subjektů a odpovědí
• Lhůtní reporty a statistiky o celkovém stavu zřízené databáze
• Dlouhodobé informace, využitelné pro evidenci a přípravu jednotlivých marketingových kampaní.

SoftWriter dovoluje zapisovat kontaktní údaje s online kontrolou

• SW využívá čtyři způsoby zápisu dat podle úrovně a zkušeností vkladačů
• Součástí programu je specialní aplikace pro otestování zodpovědnosti a umu jednotlivých zapisovatelů
• kontrola údajů je prováděna s využitím číselníků UIR-ADR, PSČ, seznamu dodacích pošt, frekvenčních katalogů křestních jmen a příjmení a podle dalších klasifikací a číselníků podle potřeby
• lze nastavit přístupová práva, vytvářet skupiny zapisovatelů, prohlížet zapsaná data, sledovat statistiky.

Užití aplikace SoftWriter přináší tyto výhody

• nedovolí zapsat do databáze neúplně nebo nesprávně uvedené údaje
• nabízí on line kontrolu zapisovaných údajů
• dovoluje spravovat a zapisovat několik projektů najednou

MailSoft - modul pro hromadný emailing

• využívá odlišný přístup k datům a proto není zatím napadnutelný viry. Pro rozesílání vůbec nevyužívá Outlook nebo jiné produkty. Je samostatný a přistupuje přímo k účtu, ze kterého rozesílá e-maily.
• každý odeslaný e-mail je zkontrolován zda byl skutečné odeslán. Rozesílání je možné přerušit a pak kdykoli pokračovat, případně změnit seznam příjemců zprávy.
• obsahuje utilitu pro automatické vyřazování nesmyslných e-mailů (ty vůbec nejsou odeslány), pro evidenci vrácených a nedoručitelných e-mailů a pro označování či vyřazování příjemců zpráv, kteří si nepřeji dostávat e-maily.
• velkou výhodou je jednoduchá a bezproblémová implementace.
• umožňuje evidenci klientů včetně adres, kontaktních osob, telefonních čísel, a dalších kontaktních údajů. Potřebné informace je možné třídit, vyhledávat a editovat
• umožňuje provést přímo ze seznamu firem výběr cílové skupiny.
• je možné zadat více formátů obsahu zprávy. Může být buď v html nebo textovém formátu nebo v obou
• dovoluje předvolbu e-mailové adresy, na kterou má být zaslána odpověď

DataSoft - datový sklad

Nabídka služeb

• Ruční nebo dávkové vkládání dat do souboru z odpovědních zásilek, anketních lístků a dotazníků z různých akcí jako jsou soutěže, věrnostní programy, PR kampaně a p. Součástí může být podrobná evidence o počtu a kvalitě vložených údajů, (počet správně uvedených, nesprávně vyplněných, neúplných nebo duplicitních údajů).
• Kultivace dat
  • homologace adres, tj. kontrola a oprava adresných údajů podle standardů informačního systému veřejné správy, kontrola doručitelnosti, doplnění a oprava údajů
    Oprava jména, titulů a příjmení
    Oprava adresy (ulice, číslo, PSČ, obec – na základě adresného inf. systému)
    Doplnění telefonu k adrese
    Rozdělení jména, příjmení a tituly do samostatných sloupců
    Doplnění oslovení v 5. pádě (vokativ – Vážený pane Nováku,)
    Doplnění pohlaví k adrese (muž/ žena) (je součástí opravy jména)
    
  • deduplikace databází-odstranění duplicit v zákaznických databázích podle zvolených údajů, včetně sloučení několika databází do jedné Doplňování informací na základě porovnávání více databází Odstraňování záznamu z databáze na základě souboru NIXI
• Příprava a realizace direct marketingových akcí, kampaní, věrnostních a klubových programů, soutěží ap.
  • výběr cílové skupiny a dat podle sjednaných výběrových kriterií nebo kontrola a úprava dodané databáze
  • personifikace dopisů
    tisk dopisu včetně personalizace A4 (1/0)
    (oslovení v 5. pádě ve tvaru dle dohody)
    
  • Falcování (1 ohyb nebo 2 ohyby)
  • tisk adresních štítků nebo potisk obálek
  • svazkování příp. paletování zásilky
  • zajištění kompletace a balení zásilek, předání k poštovnímu odbavení Ruční vklad dopisu
    Vklad přílohy
    Kompletace a příprava k rozeslání
    
  • vyhodnocení nedoručených zásilek Zápis nedoručitelné adresy (standardní adresa včetně důvodu nedoručitelnosti)
    Označení nedoručitelné adresy(pokud je použito kódu k označení zásilky)
    
  • příprava a provedení hromadné emailové komunikace
• Správa zákaznických databází.
  Založení databáze či adresářů firemní klientely ať již se jedná o dlouhodobou evidenci, evidenci jednorázové akce nebo o vytvoření vkládacího programu podle požadavků zákazníka.
  K subjektům mohou být průběžně ukládány aktuální údaje z jednotlivých marketingových kampaní a získávány další užitečné údaje pro plánování a přípravu dalších akcí, jako např. počet evidovaných použitelných zápisů, počet subjektů podle data aktualizace, počet subjektů s platným souhlasem podle zákona 101/2000 Sb., 480/2004 Sb., 127/2005 Sb., které subjekty byly použity v jednotlivých dílčích akcích, které je možné zařadit do další kampaně a které již neoslovovat.